Freelancer oder Agentur beauftragen? So triffst du die richtige Entscheidung

Was spricht für eine Agentur?

Agenturen genießen bei vielen Unternehmen Vertrauen – aus gutem Grund. Sie bieten in der Regel:

• Ein Team mit verschiedenen Kompetenzen (Design, Technik, SEO, Text usw.)
• Klare Strukturen und Prozesse
• Vertragliche Sicherheit, feste Ansprechpartner, rechtliche Absicherung
• Verfügbarkeit auch bei Urlaub oder Krankheit einzelner Personen

…und was sind die typischen Schwächen von Agenturen?

In der Theorie ist die Agentur die sichere Wahl - In der Praxis erlebt man aber auch immer wieder diese Punkte:

1. Prozesse werden zur Bremse

Agenturen arbeiten meist mit klar definierten Prozessen – Briefings, Kick-offs, interne Abstimmungen, Zwischenpräsentationen, Feedbackrunden und Freigabeschleifen. Das klingt professionell, ist aber in der Realität oft ein Bremsklotz.

Was gut gemeint ist, führt schnell zu:

• Unnötig vielen Meetings, in denen mehr gesprochen als entschieden wird
• Langen Abstimmungsschleifen, weil mehrere Abteilungen involviert sind
• Zeitverlust, weil jeder Schritt dokumentiert, abgesegnet und rückversichert werden muss
  

Für kleinere oder mittelgroße Projekte ist das oft schlicht überdimensioniert. Statt Agilität und Tempo gibt es Prozessprotokolle und Deadlines, die sich verschieben, weil noch eine „finale Finalabnahme“ aussteht.

2. Personalwechsel

Viele Agenturen sind für Berufseinsteiger ein klassischer Karrierestart – und genau darin liegt ein Problem. Die Agenturbranche hat eine hohe Fluktuation, weil Mitarbeitende oft nach 1–2 Jahren weiterziehen, um sich zu spezialisieren oder in größere Unternehmen zu wechseln.

Für Kunden bedeutet das:

• Ansprechpartner wechseln häufig, manchmal sogar mitten im Projekt.
• Wissen geht verloren, weil Übergaben oft lückenhaft sind.
• Verantwortung verwässert, wenn ständig neue Personen übernehmen.
  

Laut GWA-Studien sehen über 70 % der Agenturen den Fachkräftemangel und die Mitarbeiterbindung als große Herausforderung – das spürt am Ende auch der Kunde.

3. Kostenstruktur & Overhead

Die Preise beinhalten nicht nur die eigentliche Leistung, sondern auch Verwaltung, Projektmanagement, Vertrieb, Meetings und mehr. Das summiert sich – bei gleichem Output zahlst du in der Agentur schnell das Doppelte oder Dreifache.

4. Ressourcenknappheit

Agenturen jonglieren viele Projekte parallel. Das führt dazu, dass Zeitbudgets eng getaktet sind, Deadlines rutschen, oder dein Projekt intern nicht höchste Priorität hat – auch wenn es gut bezahlt ist.

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Freelancer: Individuell, flexibel – aber nicht ohne Risiko

Freelancer können eine großartige Lösung sein – vor allem, wenn sie erfahren, spezialisiert und zuverlässig sind. Aber: Nicht jeder Freelancer ist automatisch die bessere Wahl.

Die Vorteile:

• Direkte Kommunikation, schnelle Entscheidungen
• Hohe Flexibilität, keine langen Abstimmungen
• Transparente Kosten – du zahlst nur für die Leistung, nicht für Meetings oder Management
• Persönliches Engagement: Ein Freelancer hängt mit seinem Namen am Ergebnis

Ein typischer Arbeitstag: Freelancer vs. Agenturmitarbeiter

Der größte Unterschied zwischen Agentur und Freelancer zeigt sich oft ganz simpel im Tagesablauf.

Agenturmitarbeiter: Ein großer Teil des Tages ist durch interne Abläufe geprägt.

• 09:00 – Daily Standup mit dem Team
• 10:00 – Kundencall mit Projekt A
• 11:00 – Internes Review mit Design-Lead
• 12:00 – Slack/Outlook aufarbeiten, Rückfragen
• 13:00 – Mittagspause
• 14:00 – Präsentation für Projekt B vorbereiten
• 15:00 – Call mit Projektmanagement zur Ressourcenplanung
• 16:00 – 1 Stunde produktive Projektarbeit
• 17:00 – Tagesabschluss, Doku, Statusupdate
  

→ Ergebnis: 1–2 Stunden wirklich fokussierte Arbeit pro Projekt – wenn überhaupt.

Freelancer: Ohne interne Strukturen, Hierarchien oder Meetingschleifen sieht der Tag anders aus:

• 09:00 – Mails checken, Aufgaben planen
• 09:30 – Direkt in die Projektarbeit
• 12:30 – Mittagspause
• 13:30 – Weiterarbeit am gleichen Projekt
• 16:30 – Kundennachricht, Feedback, nächste Schritte klären
• 17:00 – Fertig
  

→ Ergebnis: 5–6 Stunden fokussierte Arbeit am Kundenprojekt – ohne Umwege.

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Die Herausforderungen bei einigen Freelancern

So flexibel und effizient Freelancer auch sein können – es gibt auch berechtigte Gründe, warum Unternehmen manchmal zögern. Nicht jeder Freelancer ist automatisch die richtige Wahl. Besonders wenn Erfahrung oder Struktur fehlen, kann die Zusammenarbeit schwierig werden.

1. Schwankende Qualität

Der Begriff „Freelancer“ ist nicht geschützt – jeder kann sich so nennen, unabhängig von Ausbildung, Erfahrung oder Arbeitsweise. Viele starten als Quereinsteiger, sind noch unsicher im Projektmanagement oder bieten ihre Dienste zu extrem niedrigen Preisen an. Was auf den ersten Blick attraktiv wirkt, rächt sich oft später: mangelnde Qualität, unklare Prozesse oder unrealistische Zeitversprechen. Gerade bei sehr günstigen Angeboten fehlt häufig das professionelle Fundament.

2. Keine Backup-Struktur

Ein Freelancer ist eine Einzelperson – das macht ihn agil, aber auch verwundbar. Fällt er krankheitsbedingt aus oder ist plötzlich nicht mehr erreichbar, steht das Projekt still. Anders als in einer Agentur gibt es meist keinen Ersatz oder Kollegen, die übernehmen können. Deshalb ist es wichtig, auf Freelancer zu setzen, die verlässlich erreichbar sind, vorausschauend planen und im Idealfall ein kleines Netzwerk an Partnern haben.

3. Unklare Verfügbarkeit

Die Nachfrage nach guten Freelancern ist hoch – das bedeutet auch: Viele sind auf Wochen oder Monate ausgebucht. Kurzfristige Verfügbarkeiten sind selten, und nicht jeder Freelancer kann oder will langfristige Betreuung leisten. Wer ein Projekt über mehrere Phasen hinweg betreut haben möchte, sollte also frühzeitig planen und sich absichern, dass Kapazitäten vorhanden sind.

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Fazit: Die passende Wahl hängt vom Menschen ab – nicht vom Modell

Ob Freelancer oder Agentur – beide Modelle haben ihre Berechtigung. Wer eine große Kampagne mit vielen Gewerken plant oder sehr langfristige Betreuung benötigt, kann mit einer guten Agentur gut fahren.

Wer hingegen klare Ziele, schnelle Umsetzung, direkten Kontakt und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis sucht, ist bei einem erfahrenen Freelancer oft besser aufgehoben. Wichtig ist dabei nicht der Titel, sondern die Qualität der Arbeit, der Track Record und die Art der Zusammenarbeit.

Warum ich als Freelancer arbeite – und worauf Sie sich bei mir verlassen können

Ich habe viele Jahre in Agenturen gearbeitet, Prozesse aufgebaut, Kunden betreut und Projekte umgesetzt – von der Einstiegsposition bis zum Geschäftsführer. Heute nutze ich dieses Wissen als Freelancer, um genau das zu liefern, was im Agenturalltag oft verloren geht: klare Kommunikation, Fokus auf das Projekt und echtes Engagement.

Wenn Sie ein Webprojekt planen – sei es Website, Landingpage, Relaunch oder technische Entwicklung – und Ihnen eine unkomplizierte, direkte Zusammenarbeit wichtig ist, dann sollten wir uns kennenlernen. Ich höre zu, frage nach, denke mit – und liefere. Verlässlich, strukturiert und mit dem Anspruch, ein wirklich gutes Ergebnis abzuliefern.

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